私が一年半程使ってみて（１９９８）、便利だなと思うことを書きますので、皆さんのご意見を下さい。ドンドン付け足して便利で簡単なやり方を作り上げましょう。
私の使用環境は、FMV-DESKPOWER TV20、Windows95、Netscape mail、ひらがな入力。
以前はNiftyserve, Microsoft Exchange等を使いましたが、最近はほとんどNetscapeです。特別のメイルソフトはまだ使ったことがありません。
１.電子メイルの特徴
＜特徴＞
世界のホストコンピュータを経由し、それぞれが経費を負担しています。そのため、セキュリティに難ありですし、また電話回線は無尽蔵ではないため、便利さを享受するにはそれなりに相手を思いやる心がけが必要です。
＜メリット＞
相手に迷惑を掛けないので、２４時間無制限ですし、何しろ早い。混んでなければ、地球の裏側にもアッという間に届きます。また、以前はFAXを２００通以上送るのは結構苦痛でしたが、CC: やBCC:やメイリングリストを活用すると、一度でたくさんの宛先へ簡単に同報出来ます。
私は手書きよりもキーボード入力が楽ですので、文章を書くのが苦痛では無く、特にコピー＆ペイストを上手く使うと、メイルを打つのが楽になります。
＜デメリット＞
パソコン通信と違い、届いたかどうか時々不安になります。最近は未達の場合、返信が来る事が多くなりました。FAXと違い、手書きの絵が送れない（最近はスキャナーとお絵かきソフトがあるが重くなる）、長文の読解には不便（画面が狭い）、字体が画一的で味がない等の表現上の問題もあります。
また、限られた電話回線で、一時に情報が多くなるとトラフィック混雑が起こり、通じにくくなります。
２．書き方
＜簡潔に＞
電子メイルだからといって特殊な事ではなく、普通の文章と同じです。
まず、 @伝えるに足る内容を持つこと、
そして、Aそれをきちんと伝える技術を磨くこと、
最後は、B情熱が伝わるかどうか、が課題です。
@〜Bがある程度のレベルに達していたら、簡潔な題名と明確な内容が、相手の共感を生み出すでしょう。
＜分量＞
一行の字数は、３５字が好きです。４０字を超えたメイルは正直言って読む気がしません。
ホームページでも画面の左右一杯に文章を書いている人が多いのですが、初めて読む他人にとっては、ちょっと苦痛ですね。このページは、WIDTH="550"で約４４字の設定ですが、500にした方がもっと読みやすいかも知れません。
ちなみに、ワープロ文章では、A4は通常４０字３８行を使用しています。
メイルの行数は、何行が適当かは内容によりますが、１５〜２０行が適当ではないでしょうか。長い文章をスクロールして読むのは疲れます。
＜段落＞
書物とは違って、メイルでは行が連続すると読みにくくなります。５行くらいで段落を区切って、一行空けるとずいぶん読みやすくなると思います。
＜文字化け＞
相手とメイルソフトが違うと、文字化けが起きるようです。半角カナを使ったり、特殊な文字は使わない方が良いそうです。
＜長い行の折り返し＞
送信時に「長い行の折り返し」をチェックしておくと、４０〜４５字程度で自動的に折り返されますが、その際、自分で気づかず５０字も書くと、受信相手には４０〜４５字の行と５〜１０字の二つの行が出来、とても見づらくなります。
折り返しの設定をした場合は、必ず規定字数以内にする必要があります。
逆に、折り返しの設定をしていないと、極端に長い一行の文章が出来ますので気をつけましょう。
私は、１００文字（半角）で折り返しの設定にして、メイルを書く時は３５字（全角）で折り返すようにしています。
Netscape Communicatorでは、編集 → 設定 → メイルとグループ → メッセージ、と開いて、１００文字（半角）で折り返しに設定します。
＜コピー&ペイスト＞
こんな便利なやり方を、辻さんに教えてもらうまで知りませんでした。メイル、特に定型文や、HTMLを書く時には絶大な威力を発揮します。
３．やった方が便利なこと
＜自動保存＞
自分の送信したメイルを「自動保存」の設定にしておくと、後で何を書いたか分かって便利です。
Netscape Communicatorでは、編集 → 設定 → メイルとグループ → コピーとフォルダー、と開いて「フォルダーにコピーを作成」にチェックを入れておきます。
＜受信確認＞
最低一日一回は受信を確認して、返事をこまめに出すと信頼が生まれます。私は手紙、住所変更、異動通知、FAX等、いただいた連絡物には必ず返事を出していましたが、正直言って、メイルでは出来ていません。便利な反面、多過ぎるメイルに返事をするには、ある程度取捨選択せざるを得なくなってしまいました。
＜署名＞
自分の文書の最後に「署名」を設定しておくと、相手にとって親切です。アドレスだけでは誰から来たか分からない場合もあります。相手が返信する場合も、mailto:〜にしておけば、クリックだけでメイルが立ち上がり、すぐ返事が書けます。その上自分のＰＲしたい事も掲載できます。
ただし、分量が多過ぎると迷惑ですので、四行程度を進める人が多いようです。
署名の作り方は、鎌田さんと柳岡さんに教えてもらいました。
Netscapeでは、まずメモ帳に内容を記述し保存しておきます。次に編集 → 設定 → メイルとグループ → 個人情報と開いて、署名ファイルの欄に保存したファイル名を入れておけば、メイルを書く度に自動設定されます。
Internet ExplorlerでOutlook Expressを使うならば、ツール → ひな形、と開いて、署名欄に記述すれば自動設定されます。
４．やらない方が良いこと
＜アドレスの羅列＞
メイルの宛先に何十人ものアドレスを羅列する事は、セキュリティの面からもトラフィックの面からも、そして相手の読みにくさの面からも避けたほうが良いでしょう。宛先を自分にして、送り先のアドレスは、BCC:に入れると、アドレスの羅列が避けられます。これは小田嶋さんのやり方を真似させてもらいました。
＜CC: 、BCC:＞
便利な機能ですが、もらってあまり嬉しいメイルではありませんので乱発は慎みましょう。
意外に知られていないので、メイル画面の意味を下記しておきます。
From： 差出人のアドレスです。
To： 宛先のアドレスです。この二つを見れば、誰が誰に出しているのか分かるはずです。
CC： カーボンコピー、写しです。宛先の人以外にも知って置いて貰いたい人のアドレスを入れると
届きます。特に返信する必要はありません。宛先Toの人にもCCが送られた事が分かります。
BCC： ブラインドカーボンコピー。
写しですが、宛先Toの人には、BCCが送られたことは分かりません。
＜返信＞
相手から来たメイルをそのまま返信にして、相手の文章が１０行で、自分の文章が１行というメイルを出す人がいます。相手はとても読みづらいし、トラフィックの原因にもなりますから、必ず相手の文章は消してから返信しましょう。引用は必要最小限にするのが礼儀だと思います。
Netscape Communicatorでは、編集 → 設定 → メイルとグループ → メッセージと開いて「返信時に自動的に元のメッセージを引用する」のチェックを外しておきます。
＜チェーンメイル＞
形を変えた幸福の手紙です。安易な転送も含めて、慎んだ方が良いでしょう。最近は、もっともらしい理由を付けて、転送を依頼するメイルもありますが、基本的に自分が責任を持てるもの以外は転送しない方が賢明でしょう。
５．メイリングリストの使い方
＜特徴＞
一回のメイルで、登録された全アドレスへ同じ文書が届きます。みんなに知恵を出して欲しい場合、みんなに知って欲しい場合には絶大な効果を発揮します。
しかし、仮に１００人のメンバーがいて、メンバー全員が一通のメイルを打つと、各個人にはメンバーの人数分、１００通のメイルが届きます。従って、個人宛にするかメイリングリスト宛にするかを、しっかり峻別する判断力が要求されます。
＜「マテの会」のメイリングリスト＞
原則的には、
@私からの「お知らせと情報提供」、
Aメンバーからは、「みんなへの情報提供とお知恵拝借」、
に使用してみてはどうでしょう。熱い議論は避けましょう。言いたいことや本論は、きちんとまとめてホームページに表現しましょう。メンバー全員がホームページを持ち、それらを全部リンクした上で、メイリングリストを活用すると面白くなりそうです。近々、「ホームページ作成講座」を開きますのでお楽しみに。
「送信内容は慎重に、受信内容は寛大に」とネチケットホームページに書いてありましたが、その通りだと思います。結局、普通の手紙や電話と同じように、常識と訓練の問題なのですね。
お互いの優しさで、この便利な「電子メイル」という道具を有効に活用してゆきましょう。
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初出 1998. 2. 28 最終更新 2001. 3.10
